Mit Microsoft 365 Forms App einfach Formulare erstellen
Mit Microsoft Forms Formulare erstellen – Erfahren sie mehr darüber, wie sie z.B. effektiv Fragebögen erstellen und auswerten und dies ganz einfach mit Microsoft Forms erreichen können!
Microsoft Forms ist ein cloudbasierter Service, der ihnen ermöglicht, mühelos verschiedene Arten von Umfragen, Fragebögen und Tests zu erstellen und auszuwerten. Egal, ob es um Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterfeedback oder akademische Umfragen geht, Microsoft Forms bietet ihnen die nötigen Funktionen.
Um das Tool nutzen zu können, brauchen sie sich nur auf der Website forms.office.com anmelden – schon können sie mit der Erstellung von Befragungen, Testverfahren sowie Abstimmungen loslegen!
Warum sollten sie Microsoft Forms verwenden?
Der größte Vorteil besteht darin, dass sie die erstellten Fragebögen nahtlos in Excel, Teams, SharePoint und Co. integrieren können. Zudem können gesammelte Daten in Echtzeitdiagrammen darstellen, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und Maßnahmen daraus abzuleiten.
Mit Microsoft Forms Formulare erstellen. Pluspunkt für Microsoft Kunden
Für alle Kunden die mit Microsoft Forms Formulare erstellen wollen, bietet Forms einen enormen Pluspunkt:
- Die Fragebögen sind stufenlos integrierbar in Excel, Teams, SharePoint sowie Co. Auf diese Weise können zum Beispiel interne Befragungen direkt in der Teams App ausgefüllt werden in den entsprechenden Räumlichkeiten, wo sie benötigt werden.
Welche Nachteile hat Microsoft Forms?
Microsoft Forms ist zwar kostenlos, hat jedoch eine Einschränkung im Umfang.
- Nutzer mit Office 365 für Bildungseinrichtungen und Microsoft 365 Apps for Business nur bis zu 200 Formblätter erzeugen, bei denen jedes Formblatt bis zu 50.000 Stellungsnahmen beinhalten kann.
- Microsoft Forms-Benutzer die über ein Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder Outlook.com) benutzen, können ebenso nur bis zu 200 Formulare erzeugen, hier kann jedes Formblatt aber deutlich weniger Stellungsnahme erhalten.
- Bei gebührenpflichtigen Accounts sind es bis zu 1.000 Stellungsnahmen; bei kostenlosen Accounts lediglich bis zu 200 Antworten
Ratschlag für alle, die mit Microsoft Forms Formulare erstellen
In den häufigsten Fällen sollten die Möglichkeiten ausreichen, mit Microsoft Forms Formulare zu erstellen.
Allerdings ist es lästig, schon viel Mühe in eine Befragung gesteckt zu haben, um dann festzustellen, dass die Möglichkeiten zur Antwort nicht genügend sind und sie in einem anderen Tool von vorne anfangen müssen.
Ratschlag: Um „Platz“ für Antworten zu sparen, können sie schlichtweg vorhandene Antworten alter Umfragen in eine Excel-Arbeitsmappe exportieren und jene dann aus der Umfrage entfernen.
Weitere Schwächen von Microsoft Forms: Die Befragungen sind bloß bedingt anpassungsfähig und es stehen keine zusätzlichen Features zur Verfügung. Außerdem gibt es eine eingeschränkte Anzahl an Fragen und Antwortmöglichkeiten.
Ist Microsoft Forms DSGVO-konform?
Microsoft Forms speichert Befragungsdaten auf Servern in den USA und Europa. Europäische Kunden nutzen ausschließlich europäische Rechenzentren, um die DSGVO-Konformität zu gewährleisten. Eine DSGVO-konforme Verwendung von Microsoft Forms ist möglich, erfordert jedoch, dass Umfrageersteller selbst für die DSGVO-Konformität ihrer Umfragen verantwortlich sind.
- Es ist wichtig, bei Befragungen nur notwendige Daten zu sammeln. Personenbezogene Daten, insbesondere sensible Informationen, sollten nicht erhoben werden
- Anonymisierte Befragungen sollten sicherstellen, dass keine Rückverfolgung auf einzelne Personen möglich ist
- Beim Aufruf einer mit Microsoft Forms erstellten Umfrage werden vorab Daten erfasst, wie z.B. die IP-Adresse, die als personenbezogene Daten betrachtet wird
Wichtig! Microsoft bietet derzeit kein Consent-Management an, um die Zustimmung zum Setzen von Cookies einzuholen. Wenn Sie Microsoft Forms DSGVO-konform verwenden möchten, müssen sie selbst Maßnahmen bezüglich Cookies und Consent-Management ergreifen.
Zertifiziertes Team der Datenschutzexperten (DSE) Norddeutschland
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Zuverlässiger Datenschutzhinweis beim Beginn der Befragung – Die allererste Frage sollte eine Einwilligung der Personen einholen sowie in etwa folgendermaßen lauten: „Stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der beschriebenen Zwecke zu?“ – und bloß wenn der Teilnehmende explizit „Ja“ antwortet, darf die Umfrage eigentliche beginnen.
